El Qué, el Quién y el Quién no, de la Contabilidad Electrónica
Se entiende como Contabilidad Electrónica a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT (buzón tributario).
1. ¿Quien debe proporcionarte el servicio de contabilidad electrónica?
Tu contador o el sistema de contabilidad que utilices en tu empresa (proveedor), seria la persona ideal para hacerlo; lo cual no debería ser un servicio por el que tengas que pagar extras, o rentas o cosas por el estilo, en el peor de los casos, tendrías que pagar a tu proveedor por actualizar tu paquete contable a una versión que contemple los procesos de la contabilidad electrónica.
Muchos contribuyentes creen que es una obligación que debes de cumplir a través de tu proveedor de facturación electrónica, esta confusión en gran medida es originada por componerse la contabilidad electrónica de archivos xml, pero aunque es el mismo formato informático que se usa para un CFDI, su estructura y lógica es totalmente diferente, por ejemplo, a diferencia de los CFDI, los xml de la contabilidad electrónica no se timbran o certifican, ni tienen que pasar forzosamente por algún tipo de proveedor autorizado.
Esta confusión también se origina debido a que muchos proveedores de facturación vieron una oportunidad de negocio en ofrecer formas para cumplir con esta obligación, pero en si, no son el proveedor ideal para darte este servicio a menos que tengas contratado un paquete de contabilidad con ese mismo proveedor de facturación.
2. ¿De que se compone la Contabilidad Electrónica?
Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable, únicamente se enviará la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación.
Adicionalmente, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares para entregarla al SAT, sólo cuando:
El SAT ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas)
El contribuyente solicite una devolución o realice una compensación.
3. ¿Quienes no tienen que cumplir con la Contabilidad Electrónica?
Los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de Contabilidad Electrónica, siempre y cuando registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis cuentas”.
Cabe señalar que para acogerse a esta facilidad debes enviar un aviso de uso del programa "Mis cuentas", para que en determinado momento, la autoridad no requiera el cumplimiento de la contabilidad electrónica.
Finalmente es necesario conocer que el documento que define la estructura de los archivos pertenecientes a la Contabilidad Electrónica es el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal Vigente, esto es importante ya que frecuentemente es confundido con el Anexo 20 de la misma Resolución, cuando este ultimo es el que indica la estructura de los CFDi, cada documento es independiente y autónomo el uno del otro, por lo que si el anexo 24 define algún requisito, este solo aplica para los archivos de la contabilidad electrónica y no afectan al CFDI, por ejemplo, para el campo de los CFDI conocido como método de pago el anexo 24 da una lista con mas valores que la que define el anexo 20, y no por eso se debe inferir que la lista que indica el anexo 24 debe aplicar al generar el xml de un comprobante fiscal.